Gestion d'archives d'entreprise
Gérez, conservez et tracez vos archives d'entreprise
De la production du document à son sort final, JLB-NET RECORD pilote l'ensemble du cycle de vie de vos archives courantes et intermédiaires : versement, conservation, durées légales, localisation physique, communication sécurisée.
JLB-NET RECORD
Une gestion fiable et tracée de vos archives courantes et intermédiaires
JLB-NET RECORD relie la description intellectuelle de vos archives à leur emplacement réel : site, salle, demi-épi, travée, étagère.
Localisation physique reliée
Chaque article ou boîte est rattaché à un emplacement réel, du site jusqu'à l'étagère, pour ne jamais perdre le lien entre description et rangement.
Traçabilité par états
Chaque versement suit un parcours en trois états : à archiver, en cours de rangement, puis archivé. Aucune archive n'est consultable avant d'avoir été contrôlée et rangée.
Autonomie des services versants
Vos directions métier saisissent leurs versements en toute autonomie, tandis que votre équipe archives garde la main sur le contrôle final.
Workflow de versement
Vos services versants en autonomie, votre équipe archives toujours aux commandes
Chaque direction métier accède à sa propre interface de saisie pour décrire ses versements : boîtes, articles, dates extrêmes, durée de conservation.
Les services versants peuvent aussi rechercher leurs propres archives déjà rangées et demander leur communication en quelques clics, sans solliciter directement l'archiviste pour chaque besoin. Résultat : moins de sollicitations manuelles, une saisie répartie au plus près de la production documentaire, et un service archives qui garde la main sur la validation finale.
Saisie du versement
Le service versant décrit boîtes, articles et dates extrêmes via son interface dédiée.
Demande de validation
Une fois le versement complet, un email est envoyé automatiquement au service archives.
Contrôle par l'équipe archives
Le versement est retrouvé dans la file d'attente pour vérification avant archivage.
Archivage définitif
Le versement passe à l'état « archivé » et devient consultable dans le fonds.
Conformité & traçabilité
Conformité, communication, recherche, récolement
Conformité et durées de conservation
Chaque document hérite d'une durée d'utilité administrative et d'un sort final (destruction, conservation définitive ou tri), calculés automatiquement grâce aux tableaux de gestion paramétrés selon vos règles internes. Le délai de communicabilité est géré nativement.
Communication, prêts et relances
Prêts, retours, consultations sur place : chaque mouvement est tracé et donne lieu à l'édition automatique d'un bordereau. Les relances de prêts en retard sont automatisées sur trois niveaux, par lettre, par mail ou les deux.
Recherche multicritère
Vos équipes retrouvent leurs archives via une recherche multicritère, restreinte aux seuls documents réellement archivés.
Récolement
Des procès-verbaux de récolement, par site, par salle ou par demi-épi, permettent de vérifier régulièrement que les archives déclarées sont bien là où elles doivent être.
Archives définitives & patrimoniales
Et pour vos archives définitives ou patrimoniales ?
JLB-NET RECORD couvre aussi la dimension archives définitives et patrimoniales, avec une description conforme à la norme ISAD(G) et des exports aux standards d'échange archivistiques. Que vous ayez à organiser un fonds historique, valoriser des documents auprès du public ou structurer un instrument de recherche, nos équipes vous accompagnent pour cadrer ensemble la solution la plus adaptée à votre projet.
Parlons de votre projetPlateforme
4 solutions intégrées dans JLB-NET
Une plateforme complète pour couvrir tous vos besoins en gestion de l'information.
JLB-NET PORTAIL
Portails collaboratifs responsive pour diffuser et partager l'information
- OPAC Internet, Extranet, Intranet multilingue
- Espaces collaboratifs pour experts, clients, étudiants, collaborateurs
- Personnalisable et adapté à toute taille d'écran
JLB-NET DAM
Centralisez vos ressources numériques avec une interface conviviale, multilingue et 100% Web
- Gestion des profils utilisateurs et droits
- Référencement, partage, stockage et diffusion des assets
- Photos, images, sons, vidéos, documents
- Consultation globale ou sélective en quelques secondes
JLB-NET BIBLIOTHÈQUES
Centralisez la gestion de vos fonds documentaires dans une solution puissante, 100% Web
- Suivi des commandes, circulation des documents, gestion des périodiques
- Catalogage, indexation et consultations poussées
- Gestion multi-sites
- Newsletters conçues à partir de flux RSS et saisies des veilleurs
JLB-NET RECORD
Centralisez et automatisez la gestion de vos fonds d'archives avec un système fiable et conforme
- Archives définitives, services versants, localisations
- Recherches simples & avancées
- Communication sécurisée des archives
- Nombre illimité de fonds, flux RSS, statistiques
Pourquoi JLB-NET
Pourquoi nous choisir ?
au service de nos clients
Pionnier dans la conception de Solutions de Gestion de l'Information, nous avons acquis une solide expertise dans la mise en place de Médiathèques, de Centres de Documentation, d'Archives d'Entreprises, ainsi que dans la publication et la diffusion de l'information à partir d'espaces collaboratifs.
En constante évolution depuis plus de 40 ans, avec une équipe à taille humaine et avec la satisfaction client dans notre ADN, nous restons toujours au plus près de vous et de vos besoins.
Nous vous accompagnons pendant le déploiement et tout au long du cycle de vie de vos projets, et vous conseillons à chaque étape.
Avantages
Les + de notre offre
Évolutive
Création de nouveaux modules et optimisation régulière de la plateforme JLB-NET
Économique
Pas de coûts cachés. Mise en œuvre simple et rapide. Maîtrise totale par les métiers
NO LIMIT !
Utilisateurs, applications, documents, notices index, thésaurus, champs illimités
Sécurisée
Les impératifs de cybersécurité respectés
Adaptée à vos usages
L'administrateur métier accède à tous les paramétrages et récupère la totalité de ses données
Accompagnement
Nous vous accompagnons dans la réussite de vos projets
Une équipe dédiée, réactive tout au long de la mise en place et après la mise en exploitation. Nous vous conseillons à chaque étape.
Contactez-nousSécurité
Vos données sont protégées
La sécurité est au cœur de JLB-NET. Nous protégeons vos données à chaque étape, du stockage à l'exploitation par l'IA.
Hébergement sécurisé en Europe
Serveurs protégés contre le piratage et le vol de données. Sauvegardes quotidiennes avec restauration à tout moment.
Authentification et chiffrement
API REST avec authentification JWT, chiffrement des mots de passe BCrypt, support TLS, gestion fine des droits utilisateurs.
IA locale, confidentialité by design
Aucun document ne quitte votre environnement. L'IA s'exécute localement, sans API externe, sans transfert de données vers des tiers.
Propriété totale de vos données
Vos données sont votre propriété. Vous pouvez les extraire à tout moment via l'interface standard ou avec l'aide de nos équipes.
Références
Des grandes entreprises et administrations de tous secteurs nous font confiance :
CNAM
Min. de l'Intérieur
Croix-Rouge
LNE
NAUSICAA
ICOM
HSBC
ACOSS
Déploiement
Vous gardez la maîtrise totale de vos données
Nos solutions se déploient en mode SaaS, en hébergement sécurisé sur nos serveurs, ou bien sur vos serveurs (on-premise). Dans tous les cas, vos données restent sous votre contrôle.