Burofolk · GED
Une GED qui trie, classe et prouve à votre place
Factures, contrats, courriers, dossiers : chaque document arrive dans une banette, l'IA le reconnaît, un circuit le valide, et il rejoint sa place avec tout son historique.
Illustration de l'interface Burofolk
1 · Capturer
Chaque document arrive au bon endroit
Une banette est une file d'arrivée : les documents y attendent d'être vérifiés et classés, par la bonne personne, dans les délais.
- Trois portes d'entréeune adresse e-mail dédiée avec liste d'expéditeurs autorisés, un lien privé de dépôt, un QR code à afficher.
- Un vrai poste de vérificationprise en charge, affectation, urgence et échéance, verdicts « à vérifier », « mis de côté », « prêt ».
- Scans découpés, archives ouvertesun lot numérisé est séparé en documents, un fichier zip, rar ou 7z est décompressé dans un dossier.
- Doublons repérésà l'identique dès le dépôt, et presque identiques par analyse du contenu.
- Un classement qui ne se discute paschaque type de document rejoint son dossier. Et un classement se défait tant que rien n'a bougé.
Les valeurs extraites par l'IA restent modifiables avant validation
2 · Décrire et retrouver
Des notices riches, une recherche qui comprend
Burofolk parle le langage des documentalistes : notices, thésaurus, lexiques. L'IA en fait le gros œuvre, vous gardez la main sur le vocabulaire.
- Un modèle de notice par espacetexte, dates, listes, thésaurus, références partagées. Édition en masse, import et export CSV, historique restaurable.
- Thésaurus hiérarchiquestermes génériques et synonymes, import SKOS, termes candidats à valider.
- Indexation par l'IA, vocabulaire maîtrisépour chaque champ : termes existants seulement, candidats soumis à un administrateur, ou suggestions libres.
- Recherche hybridepar les mots et par le sens, dans les noms et les contenus, jusque dans les scans. Facettes, suggestions, dossiers intelligents.
Un document intitulé autrement est retrouvé parce qu'il parle de la même chose
3 · Automatiser les processus
Des circuits de validation clairs, des packs prêts à l'emploi
Chaque type de document suit son circuit : qui approuve, dans quel ordre, avec quelles règles. Et pour démarrer vite, des configurations métier s'installent en une étape.
- Circuits de validationétapes d'approbation et de signature, paliers selon le montant, séparation des tâches, suppléants en cas d'absence, approbation par lien sécurisé.
- Packs Achats, Notes de frais et Contratstypes de documents, statuts, dossiers, circuit et automatisations installés d'un coup, mis à jour sans écraser vos réglages.
- Automatisationsdéclencheurs, conditions, une soixantaine d'actions, planifications et webhooks entrants.
- Statuts et échéancesreçu, approuvé, payé… et des échéances tirées des dates extraites, dans votre agenda.
- Factures électroniquesFactur-X, UBL et CII lus à l'arrivée selon la norme EN 16931, sans IA et sans erreur de saisie.
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4 · Signer et diffuser
La signature et le partage, sans quitter la GED
Signature électronique
Niveaux simple et avancé au sens d'eIDAS, horodatage, signatures successives ou en parallèle, mentions « Lu et approuvé » et dossier de preuve chaîné.
Partages sécurisés
Liens ou invités nommés, mot de passe, code par e-mail, date d'expiration et journal des consultations. Et des demandes de fichiers pour recevoir des pièces.
Diffusion avec prise de connaissance
Une procédure envoyée à des personnes ou des équipes, chacun confirme sa lecture, relances et taux de couverture : la traçabilité utile à une démarche ISO 9001.
5 · Conserver et prouver
Un cycle de vie maîtrisé, de la version à l'élimination
Chaque version est conservée, chaque durée de conservation est appliquée, chaque élimination est attestée.
- Versions immuableschaîne de versions avec empreinte SHA-256, restauration sans écrasement, extraction et réintégration, journal des modifications exportable.
- Règles de conservationdurées légales prêtes à l'emploi, point de départ au choix (dépôt, date du document, date extraite), règles par dossier.
- Élimination tracéevalidation préalable, simulation avant application, attestation d'élimination exportable.
- Conservation légale et archivagegel juridique qui bloque toute suppression, copie d'archivage PDF/A validée conservée à côté de l'original.
- Caviardagemanuel ou assisté par l'IA : les lecteurs non habilités ne reçoivent jamais que la copie caviardée, par toutes les portes.
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